Manuel des exposants 2017

 

ADMISSIBILITÉ DES EXPOSANTS

  • Afin d’être autorisé à entrer sa marchandise et à monter son kiosque, un exposant devra avoir acquitté entièrement le montant de son espace de location.
  • Lors de l’octroi de places, l’organisation tiendra compte de l’ancienneté des exposants, des dates où les réservations auront été reçues, ainsi que de la composition existante d’exposants, afin d’éviter de trop nombreux cas de duplication des produits offerts. Nonobstant cette procédure, l’organisme ne pourra, en aucun cas, accorder d’exclusivité de vente d’un produit à un participant.
  • Les produits importés ou manufacturés ne sont pas permis tout comme les objets achetés et revendus.
  • L’exposant doit garder son kiosque ouvert en tout temps, ainsi que maintenir le personnel et un inventaire suffisant afin de pouvoir offrir ses produits et/ou services durant tout l’événement.
  • À moins de besoins particuliers dont l’exposant devra faire part à l’organisation, tous les exposants seront dans le même chapiteau.
  • La direction se réserve le droit de refuser l’admission au chapiteau à tout visiteur, exposant ou employé d’exposant qui, de l’avis de l’organisation, perturbe le bon fonctionnement des opérations.

HORAIRE DE MONTAGE

La période de montage et d’aménagement de vos kiosques se tiendra le vendredi 11 août entre 9h00 et 16h00. Les exposants doivent respecter cet horaire. Tous les kiosques devront être prêts à 16h00.

À noter que l’organisation du Festival ne possède pas de chariot à manutention sur le site d’exposition. Il est donc fortement recommandé aux exposants, si vous avez de lourdes charges à transporter, de prévoir votre propre chariot à manutention manuelle.

Les exposants doivent disposer de leur propre personnel pour décharger leur matériel.

HORAIRE DE DÉMONTAGE

La période de démontage des kiosques et du déménagement du matériel d’exposition débutera le dimanche 21 août à 16h00.  Aucun exposant ne pourra démonter son kiosque, ni désassembler ses présentoirs avant 16h00. L’exposant devra libérer les lieux de toute marchandise au plus tard à 18h30 ce même jour.

SERVICE AUX EXPOSANTS

Le tarif de 85$ pour toute la durée du Festival comprend une (1) table de 8’ x 30’’, deux (2) chaises, une prise de courant sur demande préalable, un panneau perforé sur demande préalable et un service de surveillance la nuit pour l’ensemble du chapiteau. Pour faciliter les transactions de nos visiteurs, nous offrons le service de paiement direct  Accès Desjardins.

Le tarif comprend également l’accès au cocktail d’ouverture et à tous les spectacles qui auront lieu pendant le Festival.

Électricité

La location de l’espace comprend l’accès à des prises électriques, sur demande uniquement. Il est fortement recommandé aux exposants d’apporter leurs rallonges électriques et autres articles électriques dont ils auront besoin. À noter qu’il sera possible sur place d’emprunter quelques fournitures électriques, moyennant un dépôt de 20$ minimum, qui vous sera remis lors du retour de l’équipement emprunté.

Ameublement de l’espace

  • Une nappe pour recouvrir la table doit être fournie par l’exposant et la table doit être cachée entièrement.
  • L’exposant doit identifier sa table.
  • Si l’exposant veut installer une autre table, fournie par lui-même, il doit en aviser l’organisation et en avoir l’autorisation.

Pour tout besoin supplémentaire, il est de votre responsabilité de vous procurer votre matériel, et cela à vos frais.

Sécurité

  • Un service de sécurité Durant la nuit est assuré en permanence par l’organisation pendant les heures de fermeture. Toutefois, l’organisation du Festival n’assume aucune responsabilité pour les objets perdus, volés ou détruits durant les heures d’ouverture au public.
  • En dehors des heures d’ouverture au public, des agents assureront une surveillance permanente des lieux. Vous êtes donc libre de laisser en place votre kiosque monté. Cependant, il est fortement recommandé de recouvrir votre kiosque pour la nuit afin de préserver vos objets de l’humidité et du froid.
  • Aucun animal ne sera admis dans les chapiteaux et sur les lieux du Festival.

Assurances

Ni l’organisation, ni le propriétaire du chapiteau, ne peuvent être tenus responsables des dommages causés aux produits, aux kiosques, aux outils par le feu, le vol ou toute autre cause. Pendant le séjour sur le site du Festival, l’exposant doit lui-même assurer son matériel contre tous les risques. L’organisation et le propriétaire du chapiteau ne peuvent être tenus responsables pour les bris et incidents.

MODE DE PAIEMENT

Le paiement devra se faire en un seul versement, à la signature du contrat. Veuillez libeller votre chèque à l’attention de la S.D.E.C.T. et le faire parvenir à l’adresse suivante: S.D.E.C.T 126, de la Descente-des-Femmes, Sainte-Rose-du-Nord, (QC) G0V 1T0.

Vous pouvez également payer via Paypal sur notre site internet, dans la section Pour réserver un emplacement.

Annulation

À noter que des pénalités s’appliqueront selon les modalités suivantes :

Pour toute demande d’annulation présentée entre le 24 et le 31 juillet 2016 inclusivement, une pénalité de 50% des frais d’inscription s’appliquera.

Pour toute annulation après le 1er août 2017, aucun remboursement ne sera possible.

INFORMATIONS

Pour plus d’informations, veuillez communiquer avec

Mme Nadia Bolduc, membre du comité organisateur

126, de la Descente-des-Femmes Sainte-Rose-du-Nord (QC) G0V 1T0

Tél. : (418) 675-2250 poste 2600     Téléc. : (418) 673-2115

Courriel : nadia.bolduc@ste-rosedunord.qc.ca